现在提倡无纸化办公,但是一些单位和公司的很多文件、公文都是纸质版的,这是为什么

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花花
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谢谢悟空小秘书邀请!

成熟公司都是无纸化和纸质版并行,侧重点不同,需要留存,重要的文件,比如合同、股权登记书、收发文、财务凭证、竣工资料,一般除了电子版资料之外仍然需要留一份纸质版存档。

现在提倡无纸化办公,但是一些单位和公司的很多文件、公文都是纸质版的,这是为什么

无纸化办公的本意是节约纸张、耗材、绿色环保、减少行政费用支出,提高办公效率。

纸张办公的费用

一个中等普通房地产公司,每个月估计用5000张纸,按6个部门计算,综合,财务、成本、开发、设计、销售、平均每个部门1000张,一天33张,只少不多,按每包500张,每箱10包,每箱200元。

打印机和复印机的保养费用每个月300元,耗材500元,总计一个月约耗1000元用于办公打印,一年是1万2千元,甚至更高。

纸张办公的衍生问题

由于打印纸张带来的衍生问题比比皆是,废纸处理需要购买碎纸机,需要用电;装订纸张需要附属办公资料,比如文件夹、订书针、起钉器等;保存文件需要资料夹、文件柜、资料室、库房;环境必须保障不受潮,文件不被破坏,不被烧。

纸质文件容易遗漏,丢失,损坏。

交接工作,许多文件找不到,而且查阅,查询困难,需要时间长,耽误工作,效率低下。

纸质办公的优势

现在提倡无纸化办公,但是一些单位和公司的很多文件、公文都是纸质版的,这是为什么

当然纸质文件存档也有好处,不然不会存活如此之久,而且还在使用,比如与业务相关单位收发文,尤其是带有公章的文件,需保存,以备查,备用。

涉及公司机密文件,如股权分配、资金往来、薪酬表、个人档案、合同、成本核算表、资质文件等,需要留纸质版随时供领导及相关部门、人员查阅。

无纸化办公

无纸化办公是目前公司大力提倡的有效办公方式,存档文件,审批流程,会计核算,成本核算等所有公司业务均是电子大军,无形流转,高效完成。

无纸化办公一般与企业信息化出双入对,OA,NC,明源等大厂软件供应商争夺企业信息化资源这块蛋糕。

OA系统主要是审批流程,比如业务审批,入职审批,知识库,公告栏,行政审批,盖章等业务,公司人力资源板块各项业务,包括培训,招聘,薪酬,劳动法,岗位责任书等。

目前OA系统涉及的领域越来越广,并且和财务软件,业务软件打通,实现各业务板块,既有专业的垂直审批,又有各业务交叉的横向审批,实现公司全面业务无纸化,同时结合目前移动互联网,在移动端实现办公,随时随地了解公司动态,及时高效处理公司事务,完全实现日事日毕,驱赶拖延症,使公司快速发展,健康成长。

信息化投入也是一笔不菲开支,从初期的建立机房,到后期的业务上云,最终形成混合云体态。

如果是一个初创公司,纸质办公完全可以满足日常业务要求,如果是大型集团公司,必须使用无纸化办公模式。

现在提倡无纸化办公,但是一些单位和公司的很多文件、公文都是纸质版的,这是为什么

所以题主提出的无纸化办公和纸质文件并存,场景应该发生在中型、大型企业、国有企业,而非初创型企业。

谢谢各位老铁留言讨论,转发,我是高工,关注可以成为朋友。

这是行动跟不上想法的典型例子。

就像我们一直宣传的素质教育一样,再有就是,习惯于旧思维,没有国家强制手段,都不愿意改变已有的方式方法,循归守旧,中国人的专场。

人们习惯于纸质阅读的方式,以及对数字化的不放心,也是一方面,我们公司以前主要开发和销售工程项目的施工、交竣工资料这一块儿的系统,一个项目几年下来,纸质资料要堆积几间房,还要保持资料文档不受潮、不被烧、不被破坏,每份资料可能都成为孤本,如果用软件的话可能一张光盘就能装下,最次也就一块硬盘搞定,但是没办反,档案馆要求必须要纸质资料。

后来提倡无纸化办公后,更绝了,电子版要交,纸质的还要继续交,所以我们的客户都是先在系统中做一份,在手抄一份,整个怨声载道的。

再比如现在退出的电子发票,本意就是节省发票纸张,但是你看现在,还不是要打印出来才能作为入账凭证。

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