办公室文员在办公过程中，通常会使用到以下几个版本的软件工具：
Word文档处理软件是文员们日常工作中不可或缺的利器，这款软件主要用于文字处理，从简单的文本输入到复杂的长文档排版技巧，如编辑、页面设置、图文混排等，皆能轻松应对，它还常被用于商务函件处理，如制作名片、邀请函等，这些功能都要求文员们必须熟练掌握。
Excel表格软件也是办公室的得力助手，这款软件主要用于表格制作及数据分析，工作表格的编辑、数据核算的公式和函数的应用是其核心功能，能够制作出日常办公中所需的所有图表格式，满足各种复杂的统计和分析需求。
PowerPoint在办公室中也有着广泛的应用，主要用于制作各种幻灯片，不仅可以处理文字、绘图与文本，还能修整工作、制作数据图表，并编辑高级文本格式，在制作会议视频资料或进行产品展示、公司介绍、年终总结等场合，PowerPoint都发挥着重要的作用。
PhotoShop这款图片处理软件也常被办公室文员所使用，它能够调整图片的色彩、光线、图层排版等，甚至还能调整图片的模式，使图片达到理想的视觉效果。
除了上述软件外，文员们还需要熟悉如何在局域网中操作OA自动办公系统，办公软件的应用范围极其广泛，从社会统计到简单的会议记录，都离不开办公软件的协助。
在实际工作中，文员们主要使用的软件包括Word、Excel和PPT，有时也会选择使用WPS等办公软件，这些软件主要用于撰写通知、制作文档等日常工作，Excel因其强大的表格制作和数据分析能力，被广泛地应用于各种办公场景，要求高的工作甚至需要掌握函数的应用，而PowerPoint则更多地应用于较为正式的商务场合，如介绍产品、公司情况或进行年终总结等。
办公室文员所使用的软件工具多种多样，每一种都有其特定的应用场景和功能要求，熟练掌握这些软件，对于提高工作效率和质量具有重要意义。