在软件的生产流程中，文档扮演着至关重要的角色，随着软件从手工艺人的开发方式逐渐演变为工业化的生产方式，大量的信息需要被记录和使用，软件文档在产品的开发生产过程中发挥着不可或缺的作用。
软件文档提高了软件开发过程的透明度，通过以可阅读的形式记录开发过程中的事件，管理人员可以将这些材料作为检查软件开发进度和质量的依据，从而实现对软件开发过程的全面管理，这有助于确保项目的顺利进行，并及时发现潜在问题。
软件文档的编制有助于提高开发效率，通过使开发人员在对各个阶段的工作进行周密思考和全面权衡，可以减少返工现象，及早发现错误和不一致性，及时纠正，避免问题扩大化，从而提高整体的开发效率。
软件文档是开发人员在特定阶段的工作成果和结束标志，它记录了开发过程中的关键信息和决策，为后续的软件开发、使用和维护提供了重要的参考。
软件文档还有助于协调软件开发、使用和维护的过程，它记录了开发过程中的相关信息，便于相关人员之间的协作、交流和了解，这有助于确保软件的开发、使用和维护工作能够顺利进行，提高工作效率和准确性。
对于潜在用户而言，软件文档提供了了解软件功能、性能等各项指标的依据，这有助于他们选购符合自己需求的软件产品。
从某种意义上说，文档是软件开发规范的体现和指南，按照规范要求生成一整套文档的过程，就是按照软件开发规范完成一个软件开发的过程，在使用工程化的原理和方法来指导软件的开发和维护时，应当充分重视软件文档的编制和管理。
软件开发文档包括但不限于操作手册、维护修改建议、软件需求（规格）说明书、开发文档、数据要求说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、可行性研究报告、项目开发计划、管理文档、测试计划、测试报告、开发进度月报以及开发总结报告等，这些文档在各类人员和计算机之间扮演着桥梁的作用，是软件开发过程中不可或缺的一部分。